2015.2.14

会議を有意義にするための方法をまとめてみる

こんにちは。Directorの井坂です。

先ほど、ジムで鍛えてきました。

バイク、ランニング、スイムを2時間くらいやり、疲れました。

 

今日は会議ネタです。

仕事をしていると頻繁に発生する会議ですが、本当に有意義な時間となっているのか、よく自問自答します。

社内会議も本当にこれでいいのかと常に考えています。

今日はそんな会議を有意義にするための方法について考えてみます。

 

会議を効率的に有意義にするために

会議について調べるとネット記事や本でいろいろ出てきます。皆さん会議についての悩みは多いようです。

以下に、これいいなと思った会議の手法を紹介します。

 

nanapiがやっている会議の「超無駄」をなくす方法

記事の内容をまとめてみます。

会議を入れる前に気をつけること
会議のコストを意識する
会議の目的を決める
本当に会議が必要かを考える

会議の設定時に気をつけること
会議の標準を30分にする
会議に出る人を厳選する
事前準備をしっかりする

会議中に気をつけること
アジェンダとゴールを明確に書いておく
表示しているものは読まない
コンセンサスをとることに固執しない
結論がでない場合は諦める

会議が終わったあと
議事録を共有する
次の会議が必要かどうか考える

例外は定例
定例などは多くなりがち。
無駄な定例が入ると、尋常じゃない時間をとられてしまうので、非常に慎重に設定すべき。
定例を上手に運用するためには、定例のメンバーをとにかく慎重に厳選する。
1ヶ月ごとなどに、定例が必要かどうか見直す。

 

たった1日でチームを大変革する会議 
各自の視点での「問題の棚卸し」→「目標の設定」→「解決法探し」のプロセス。
組織を変える7つの会議ルールを徹底。

必要ななことはトップダウンではなく、ボトムアップでの目標設定。
会議を劇的に変える手法。

本を読んでみればわかりますが、普通の会議と全然違います。ここでは書ききれないので本を読んでみてください。

 

「なんでこんなに会議が多いの?」管理職を苦しめる長い会議を撲滅する方法

会議が長くなる原因
論点をずらす人がいる。
議論がまとまりかけると、反対意見や問題提起をする人がいる。

会議好きと会議嫌いの溝
◆会議好き:全員が納得するまでトコトン話し合う場
◆会議嫌い:大多数の意見を尊重して即座に決める場
と会議に対する意識が違う

会議にルールを作る
ルール(1)議題ごと議論の制限時間を設ける
ルール(2)多数決で過半数の意見を尊重する

ルールを定めて会議を実施すると、時間も短縮されて、議論が脱線、極論で混乱することが無くなる。

 

 会議を工夫して有意義にしたい

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いろいろ良さそうな仕組みを考えて実践した会議はとても有意義になります。

上記に紹介した方法を実践すれば、効率的かつクリエイティブな会議をつくりだすことができます。

日々、仕組みを考えて改善していきたいです。